Veřená zakázka

V 00753 – digitální transformace společnosti – dodávka IT řešení

Zadavatel si vyhrazuje právo rozdělit zakázku na jednotlivé části mezi více účastníků.
Zakázka je rozdělena na 2 části přiměřeně v souladu s § 35 zákona o zadávání veřejných zakázek. Nabídky mohou být předkládány na celou zakázku nebo na její jednotlivé části v návaznosti na níže uvedené rozdělení. Každá část bude hodnocena samostatně.
Zakázka je rozdělena na následující 2 části:
1) Část 1: Dodávka ERP systému
Dodávka a zavedení ERP systému, kdy technická specifikace stanovuje základ minimálních požadavků na funkcionality, vlastnosti, oblasti řešení apod. Obsahuje-li ZD nebo její přílohy konkrétní obchodní názvy či značky, jedná se pouze o vymezení požadovaného standardu a zadavatel umožňuje i jiné technicky a kvalitativně srovnatelné řešení.

2) Část 2: Dodávka Business Intelligence
Zavedení a poskytování management reportingu, plánování a finanční konsolidace pro společnost Trikaya Project Management a.s., kdy technická specifikace stanovuje základ minimálních požadavků na funkcionality, vlastnosti, oblasti řešení apod. Obsahuje-li ZD nebo její přílohy konkrétní obchodní názvy či značky, jedná se pouze o vymezení požadovaného standardu a zadavatel umožňuje i jiné technicky a kvalitativně srovnatelné řešení.

Účastník může podat nabídku na jednu z těchto výše uvedených částí zakázky, případně na obě části zakázky. V rámci každé části zakázky musí být účastníkem nabídnuto vždy kompletní plnění části zakázky.

Předmětem plnění této zakázky je dodání plnění předpokládaného v rámci dotačního projektu „Digitální transformace ve společnosti Trikaya Project Management a.s.“ registrační číslo CZ.01.01.02/01/23_023/0003442, konkrétně se jedná o dodávku ERP systému, kdy technická specifikace stanovuje základ minimálních požadavků na funkcionality, vlastnosti, oblasti řešení apod.
Obsahuje-li ZD nebo její přílohy konkrétní obchodní názvy či značky, jedná se pouze o vymezení požadovaného standardu a zadavatel umožňuje i jiné technicky a kvalitativně srovnatelné řešení.
1) Část 1: Dodávka ERP systému
Technická specifikace softwaru
• Celé ERP řešení bude ALL IN ONE – jedna aplikace a jedny data.
• Systém by měl být v tzv. cloudovém řešení pro možnost přihlašování do systému odkudkoliv optimálně bez využití VPN.
• ERP bude umožňovat mimo desktopovou verzi i webové rozhraní (příp. mobilní) pro náhled, editaci, vládání a mazání vybraných agend z desktopové verze systému.
• ERP systém by měl být vhodný pro real estate business, účtování napříč SPV ve skupině za konsolidovaný celek (tzv. multicompany) a zároveň umožňovat tzv. víceokruhové účetnictví (pro možnost účtovat dle CAS x IFRS).
• Informační systém musí plně podporovat legislativu České republiky v aktuálním čase v souladu s její platností. Systém je v rámci maintenance pravidelně aktualizován.
• Možnost zpracování více společností v rámci jedné databáze s vazbami na účetnictví a konsolidace, využívající společné základní číselníky a nastavení s podporou tzv. intercompany flow (účtování intercompany dokladu do obou společností současně).
• Technická podpora po dobu 5 let od předání (součástí technické podpory jsou i legislativní aktualizace po celou dobu poskytování technické podpory).
Všeobecné požadavky na ERP systém
 Sledování historie záznamů: Umožnění detailního sledování změn dat a udržení přehledu o provedených úpravách.
 Ochrana osobních údajů v souladu s předpisy GDPR: Zajištění bezpečnosti a důvěrnosti dat podle předpisů GDPR.
 Export dat do různých formátů a uživatelská modifikace tiskových sestav: Možnost exportovat data do formátů jako MS Word, MS Excel a PDF a umožnění uživatelské modifikace výstupů a rychlé generování potřebných dokumentů.
 Uživatelské nastavování filtrování a automatické kontroly správnosti vyplnění dat: Poskytnutí možnosti uživatelsky definovat filtry a nastavit automatické kontroly správnosti datových položek.
 Propojení s veřejně dostupnými registry a databázemi a možnost připojování dokumentů k záznamům: Integrace s veřejnými registry a databázemi pro kontrolu partnerů a dalších informací, a umožnění připojení dokumentů k záznamům.
 Paralelní testovací databáze: Poskytnutí možnosti bezpečně testovat nové funkce a provádět změny bez rizika poškození živých dat.
 Otevřenost systému a integrace s třetími stranami: Flexibilita a možnost propojení s dalšími systémy a aplikacemi.
 Podpora interní komunikace a workflow: Zajištění efektivního řízení procesů a sdílení informací mezi uživateli.
Funkcionalita Workflow a procesní řízení
ERP systém musí disponovat nástroji pro tvorbu, editaci a využívání workflow a procesního řízení, které umožňují efektivní správu a automatizaci pracovních procesů. Tato funkcionalita má zahrnovat:
 Podporu schvalování definovanou skupinou uživatelů a možnost vícestupňového schvalování.
 Komplexní řešení pro celý informační systém, které umožňuje definovat proaktivní workflow procesy. To zahrnuje automatizované spouštění workflow na základě údajů v databázi systému a vyzývání uživatelů k plnění úkolů prostřednictvím e-mailů nebo úkolů v rámci procesů workflow.
 Definici procesu včetně jeho kroků a podmínek pro zpracování v konkrétním kroku.
 Schvalování účetních dokladů v rámci společnosti s možností nastavení parametrů a workflow.
 Sledování průchodu konkrétního dokladu procesem a aktuálního stavu jeho zpracování.
 Možnost nastavení příslušných workflow ke zpracování přijatých faktur.
 Integraci s řešením workflow a správou dokumentů (DMS) v rámci intranetu nebo webového prohlížeče.
Účetnictví a práce s doklady
 ERP systém musí zajišťovat kontrolu na veřejné rejstříky (ARES, nespolehlivý plátce) při zakládání organizace, použití v dokladech a vystavování platebního příkazu.
 Kontrola spolehlivosti partnerů z hlediska DPH při platbách a kontrola platnosti zveřejněného účtu.
 Schopnost zpracovávat přijaté elektronické faktury ve formátu isdoc a isdocx, včetně možnosti odesílání faktur e-mailem, zejména z automatické fakturace.
 Možnost archivace faktur dle platné legislativy a exportu sestav do Excelu.
 Navázání informace pro vystavení faktury na základě již existující smlouvy nebo objednávky v systému.
 Podpora tvorby zápočtů a možnost zpracování přijatých faktur bez opakovaného vyplňování hlavičky či náležitostí faktury.
 Možnost dotazů v reálném čase na veškeré účty a transakce pro současné i minulé období (fiskální rok) napříč celou konsolidovanou skupinou.
 Automatický přenos informací z prvotního dokladu na účetní doklad (středisko, zakázka, apod.), vytváření analytických účtů a automatizace zaúčtování transakcí z jiných modulů systému.
 ERP systém má umožňovat automatické generování účetních dokladů na základě operací prováděných v jiných modulech, jako je např. modul objednávek, smlouvy, prodej, sklad apod.
 Umožnění evidování přijatých a uskutečněných zdanitelných plnění dle platné legislativy a vytváření platebních příkazů tuzemských a zahraničních s jejich schvalováním podle zadaných kritérií.
 Systém umožňuje automatické vytváření upomínek a sankčních faktur na základě definovaných pravidel a podmínek, což usnadňuje správu pohledávek a závazků.
 Možnost manuálního nebo automatického vystavování upomínek a sankčních faktur v závislosti na platebních podmínkách a termínech splatnosti.
 Schopnost nastavení různých úrovní a typů upomínek včetně přizpůsobení textu a stylu upomínek podle definovaných požadavků.
 Podpora sledování a správy pohledávek a závazků včetně možnosti automatického generování účetních dokladů pro zaznamenání plateb a úhrad.
Evidence smluv
 ERP systém musí umožnit propojení smluv s dalšími souvisejícími agendami, takže každá smlouva je v systému evidována pouze jednou a ostatní agendy mohou tuto smlouvu dohledat a navázat na ni.
 U smluv obsahujících finanční částky musí být možné přímo ze smlouvy vystavit faktury a platební příkazy.
 ERP systém musí umožnit připojení dokumentů ve formátu Word a PDF ke smlouvě a zobrazit tyto dokumenty přímo z ERP systému.
 Možnost generování a tisku formulářových smluv a individuálních smluv pro konkrétní zákazníky, a také vložení smlouvy zpracované zákazníkem.
 Přímá vazba na zákazníky, služby a ceny v systému.
 Schvalovací proces a připomínkování smluv.
 Verzování znění smluv a možnost členění smluv dle konfigurovatelných kritérií.
 Upozornění na blížící se konec platnosti smlouvy a připojení dokumentů ke smlouvě.
 Evidence všech událostí na smlouvě po celou dobu jejího životního cyklu, včetně uzavření, dodatků, odstoupení a ukončení.
 Vazba do dalších agend včetně účetnictví a podklad k automatickému generování faktur, individuálních nebo hromadných.
Konsolidace
 ERP systém musí poskytovat možnost definice konsolidačních vztahů pro efektivní správu a sledování skupinové struktury a vzájemných vztahů mezi jednotlivými společnostmi.
 Schopnost generovat výkazy a reporty, které umožňují uživatelům sledovat a analyzovat výsledky konsolidace a finanční situaci celé konsolidované skupiny.
 Možnost konfigurace a nastavení konsolidačních pravidel a metodiky pro sjednocení účetních dat z různých dceřiných společností do celkového obrazu finanční situace mateřské společnosti.
 Podpora práce s více účetními obdobími a možnost provádět konsolidaci i při různých fiskálních obdobích jednotlivých společností.
 Umožnění vytváření konsolidačních balanců, výkazů zisku a ztrát a dalších finančních reportů, které jsou potřebné pro účetní závěrku konsolidované skupiny.
 Zajištění automatického zaúčtování transakcí a účtování konsolidovaných účtů.
 Možnost provádět periodickou konsolidaci dat a generovat souhrnné výkazy v rámci reportingu celé konsolidované skupiny.
Majetek
 ERP bude podporovat různé metody odepisování. Umožní aplikovat časově rovnoměrné, zrychlené, komponentní a výkonové odpisování, včetně ruční úpravy odpisů.
 Software umožní kompletní správu majetku včetně aktualizace doby účetního odpisování, generování odpisových plánů a predikce budoucích odpisů. Bude také umožňovat vytváření sestav zobrazujících dotace, vstupní ceny, odpisy a další relevantní informace o majetku.
 Možnost exportu všech sestav a karet majetku do Excelu pro další analýzy a integrace modulu pro evidenci majetku s ostatními součástmi ERP systému.
Mzdy a personalistika
 ERP systém je schopen integrovaně spravovat mzdy a personální agendu a zahrnuje veškeré procesy související s mzdami, od zaúčtování až po platbu mezd, a generování potřebných výstupů.
 Obsahuje detailní evidenci zaměstnanců a jejich pracovních poměrů, včetně údajů nezbytných pro zpracování mezd a personální agendy, a umožňuje připojení libovolných dokumentů v elektronické podobě k pracovnímu poměru zaměstnance.
 Zvládá výpočet mezd a odpovídajících odvodů v souladu s legislativou, včetně výpočtu hrubé a čisté mzdy, odvodů na sociální a zdravotní pojištění, zálohových i srážkových daní dle platné legislativy, a výpočtu srážek výkonu rozhodnutí podle platné legislativy.
 Poskytuje rozsáhlou funkcionalitu a možnost vytváření uživatelsky definovaných rekapitulací, včetně vytváření vlastních tiskových sestav a přehledových šablon napříč agendami, a umožňuje vytvářet uživatelsky definovatelné rekapitulace výpočtů mezd za různá období i subjekty.
CRM a obchod
 Systém umožňuje zakládat obchodní partnery na základě údajů načtených z veřejných rejstříků, včetně ARES, Obchodního rejstříku a živnostenského rejstříku, včetně ověřování spolehlivosti plátců DPH a kontroly bankovních účtů u Finančního úřadu.
 Zahrnuje funkce pro evidenci a kategorizaci obchodních partnerů, včetně rozdělení do skupin dle různých hledisek, a umožňuje zobrazení všech souvisejících agend na kartě obchodního partnera, včetně faktur, smluv, bankovních účtů a kontaktních osob.
 Poskytuje kontrolu duplicity IČ a umožňuje evidovat různé stavy obchodních partnerů (aktivní, pasivní, potenciální) s možností nastavení schvalovacího procesu při zakládání nových partnerů.
 Integrace s dalšími moduly (informace ze CRM modulu se propisují do všech ostatních modulů).
Projektové řízení
 Možnost zakládání projektů v různých strukturách dle typu projektu (developerský projekt, obchodní centrum k pronájmu apod.).
 Možnost vytvářet obchodní, příp. nákladové plány a definovat milníky na jednotlivých projektech.
 Fakturace je integrována s projekty, umožňuje fakturaci přímo z projektů a sledování finančních toků.
 Efektivní řízení workflow a úkolů napříč realizačním týmem a možnost sledování plnění úkolů přes webový prohlížeč.
 Integrace s DMS a využití workflow.
 Možnost vyhodnocení projektů dle různých kritérií pro lepší hodnocení jejich úspěšnosti a efektivity.


2) Část 2: Dodávka Business Intelligence
Technická specifikace softwaru
• Reportingový nástroj bude ALL-IN-ONE. Bude pokrývat celý reportovací cyklus, od akvizice dat, přes uložení do datového skladu, obohacení dat přes ETL procesy až po vizualizaci dat.
• Reportingový nástroj bude umožňovat manažerský finanční reporting a controlling, plánování a forecasting, a finanční konsolidaci.
• Reportingový nástroj bude v tzv. cloudovém prostředí pro možnost přihlašování do systému odkudkoliv přes htpps pomocí webového prohlížeče.
• Reportingový nástroj bude umožňovat responzivní design pro možnost zobrazovat reporty na mobilním telefonu.
• Reportingový nástroj bude umožňovat rozesílání reportů pomoci emailu na předem definované emailové adresy v předem definovaný časový horizont.
• Technická podpora po dobu 5 let od předání (součástí technické podpory jsou i legislativní aktualizace po celou dobu poskytování technické podpory).
Všeobecné požadavky na BI
Reportingový nástroj bude umožňovat neomezený počet uživatelů, kteří boudou s nástrojem pracovat bez navýšení poplatku za jednotlivé uživatele.
Reportingový nástroj bude umožňovat splatnost otevřených pozic pohledávek a závazků, automatizaci predikce peněžní pozice (cash flow) a vyhodnocování developerských projektů.
Systém musí podporovat možnost nastavení přístupových práv prostřednictvím rolí minimálně v úrovních:
 reportovaná entita (společnost)
 oblast reportingu
 konkrétní data (například partner, nákladové středisko)
Řešení BI musí být otevřené:
 možnost integrace dalších zdrojů dat
 z hlediska výstupů (API, možnost tvorby exportních sestav apod.)
 možnost integrace nástrojů 3. stran (Power BI, Tableau apod.)
Management reporting a controlling
Management reporting a controlling všech individuálních společností v rámci skupiny Trikaya. Bude vycházet ze zpracování transakcí hlavní knihy, včetně zohlednění manažerských rozměrů typu nákladové středisko, projekt a partner. Řešení musí umožnit uživatelům vytvářet reporty v požadované struktuře s možností definice řádků libovolnou kombinací účtů a dimenzí
Plánování a forecasting
Plány a forecasty budou sestaveny ve struktuře shodné s výkazy skutečnosti. Formuláře pro plánování by měly umožňovat práci v režimu on-line (webové formuláře) i off-line (například v prostředí MS Excel). Porovnání skutečnosti proti libovolnému projektovanému scénáři bude možné vytvářet v libovolných časových řezech
Skupinová finanční konsolidace
Funkcionalita Konsolidace skupiny musí podporovat:
 možnost definice neomezeného počtu nezávislých konsolidačních okruhů a uživatelské definice příslušnosti společnost (zda je či není v konsolidační skupině)
 prostředí pro vzájemné odsouhlasení (IC rekonciliace) vzájemných vztahů
 prostředí pro vstup manuálních a skupinových konsolidačních úprav (manuální adjustmenty)
 podpora automatizace procesů:
o přeložení do konsolidační měny (v souladu s IFRS standardy) včetně možnosti udržování specifických účtů v historických FX kurzech
o IC eliminace vzájemných (recipročních vztahů) bilančních a výsledkových pozic
o Eliminace IC investic / kapitálu
o Eliminace IC dividend
o Eliminace HV z přeprodeje fixních aktiv
o Eliminace marže z přeprodeje zásob
o Příchod / akvizice společnosti
o Prodej / odchod společnosti
o Podpora procesu fúze a štěpení
 Možnost sdílené definice konsolidovaných finančních reportů (Rozvaha, Výkaz zisků a ztrát, Cash Flow)
 Přílohové tabulky
o Vyplňované na úrovni lokálních společností / v lokální měně
o S možností agregace na úrovni konsolidačního okruhu
 Řešení musí zůstat otevřené tak, aby mohlo být kdykoliv rozšiřováno o další oblasti:
o Ageing otevřených pozic pohledávek a závazků
o Predikce Cash Flow
o Vyhodnocení efektivity developerských projektů

Zadavatel nehodlá s účastníky jednat o nabídkách ve smyslu čl. 5.4 Pravidel.

Termíny:

• calendar_today 

  Lhůta pro podání nabídek do:

  06.05.2024